Одним из важных показателей, который необходимо регулярно определять, является сведения о среднесписочной численности работников. В первую очередь, на его основании происходит отнесение хозяйствующего субъекта к одной из групп ведения бизнеса, в соответствии с количеством работающих там людей. Поэтому, списочная численность указывается на многих отчетах, подающихся в ФНС и органы статистики.
Среднесписочная численность это информация о том, какое количество в среднем сотрудников работало в компании в определенный промежуток времени.
Этот показатель нужно рассчитывать в каждом хозяйствующем субъекте, который привлекает наемных работников. При этом при его определении можно брать совершенно различные промежутки времени - один месяц, три (квартал), весь год и т. д.
Однако несмотря на период, за который необходимо произвести расчет, методика для всех случаев применяется одна и та же.
Внимание! Предпринимателям не обязательно отправлять сведения о среднесписочной численности работников. Однако это правило действует только в том случае, если ИП не привлекает наемных сотрудников. Данное положение вступило в силу с 2014 года.
Одним из основных способом использования показателя является разделение субъектов бизнеса по их размеру. Средняя численность является одним из критериев, позволяющих применять льготные режимы налогообложения, предусмотренные законодательством. Также на основе него производится расчет многих других важных статистических данных. Например, средняя зарплата.
Исходя из ситуации, при которой подается отчет о численности, выделяют три срока:
Законодательство определяет, что отчет о среднесписочной численности организации подают в ту ФНС, которые действуют в месте их размещения. Если компания состоит из внешних подразделений или филиалов, то все данные объединяются в один отчет, который отправляет головная компания.
Предприниматели, у которых есть наемные работники, должны отправить отчет форма КНД 1110018 по адресу их регистрации либо прописки.
Важно! Если предприниматель занимается деятельностью на территории другой ФНС, чем та, где был принят на учет, то подавать сведения о средней численности ему необходимо все равно по месту получения регистрационных документов.
Этот отчет можно формировать и отправлять как на бумажном бланке, так и при помощи специальных компьютерных программ.
Установлено несколько способов, при помощи которых можно отправить отчет в ФНС:
В некоторых регионах инспектор при сдаче бумажного варианта просит также предоставлять флешку с записанным на нее файлом отчета.
Внесение данных в отчет форма КНД 1110018 является несложным. Однако предварительно необходимо произвести расчет самого показателя средней численности. Подробнее как сделать расчет описано ниже.
В верхней части бланка проставляется ИНН и КПП субъекта, который сдает бланк, а также номер страницы. Поскольку это титульный лист, то здесь ставится «001».
Если отчет заполняется организацией, то у нее в ИНН содержится только 10 цифр, и оставшиеся в конце две незаполненные клетки нужно прочеркнуть. У предпринимателей нет кода КПП - они это поле не заполняют, а также прочеркивают.
Ниже указывается полное название организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Делать это нужно без сокращений.
Следующим этапом записывается дата, на которую подаются сведения о численности:
Ниже под датой записывается показатель численности. Лишние клетки прочеркиваются.
Обычно определением этого показателя на предприятии занимается бухгалтер, или кадровый работник.
В связи с тем, что средняя численность имеет большое значение, к ее вычислению нужно подходить ответственно, чтобы обеспечить максимальную точность расчета. Ведь на его основании будет определяться, к примеру, право на использование льготного режима. Кроме этого, контролирующий орган сам может его перепроверить.
Первоначальную информацию для расчета нужно получать из документов по учету рабочего времени, оформленных приказов на прием, перевод, увольнение работников и других.
Компьютерные программы по ведению кадрового либо бухгалтерского учета дают возможность произвести расчет автоматически. Однако в этом случае все равно нужно проверить источники информации, используемые в этом случае.
На первом этапе ответственный сотрудник должен определить количество работников, которые выполняли трудовые обязанности в компании каждый день каждого месяца. Для рабочего дня этот показатель формируется из количества людей, с которыми на этот день заключены трудовые соглашения, включая всех тех, кто находится на больничном, либо в .
Из расчета выбрасываются:
Для выходных и рабочих дней численность в этот день принимается по количеству сотрудников в идущий перед ним рабочий день. Это значит, что если трудовое соглашение было прекращено в пятницу, то это работник будет еще участвовать в определении средней численности в субботу и воскресенье.
Внимание! Если у организации в этот день не было ни одного наемного работника с действующим трудовым соглашением, то численность за него принимается как «1» – в любом случае, необходимо учитывать директора, который закреплен в регистрационных документах, даже если ему зарплата не начисляется.
Этот показатель рассчитывается путем сложения числа работников, которые имеют контракты на каждый день месяца, и затем деления результата на общее число дней месяца.
РаботП=(День1+День2+..+День31)/Число дней месяца,
Где Д1, Д2 и т. д. – количество оформленный работников в каждый день этого месяца.
Например: В месяце 30 дней. С 1 по 14 число работало 21 человек, с 15 по 21 число - 18 человек, с 22 по 31 число - 19 человек.
Численность работников за этот месяц будет составлять: (14х21 + 7х18 + 10х19)/31 = 19,67 человек.
Внимание! По правилам расчета итоговый результат нужно округлить до второй цифры после запятой.
В первую очередь на данном этапе считается число часов, приходящихся на трудовую деятельность работающих с неполной занятостью за календарный месяц. При этом действует правило о том, что количество часов в отпуске или на больничном равняется числу часов в предшествующий день работы.
После этого можно произвести расчет среднего числа таких занятых. С этой целью полученное выше значение необходимо разделить на число часов работы за этот месяц, которое определяется как произведение дней работ на рабочие часы.
РАБч=ЧАСнеп/(РАБДН*РАБЧЧАС) , где
РАБч - среднесписочная численность частично занятых работников;
ЧАСнеп - количество часов, которое фактически приходится на работу частично занятых работников.
РАБДН – число дней работы в месяце (норма);
РАБЧАС - продолжительность полного рабочего дня. Для 40-часовой недели этот показатель равен 8 часам, при 32-часовой берется 7,2 часа.
Например. Иванова И.П. отработала в июле 2017 года 15 дней по 7 часов. На предприятии установлена 40-часовая рабочая неделя, норма рабочих дней в июле 2017 года равна 21 дню.
Расчет среднесписочной численности:
(15*7)/(21*8)=0,63
При этом полученное значение необходимы округлять до сотых, используя правила математики.
Среднесписочная численность всех работников определяется путем суммирования полученных значений среднего числа работника по каждому типу.
Определенный результат необходимо будет округлить до целого числа, учитывая правило, согласно которому дробная часть до 0, 5 отбрасывается, а свыше 0,5 - считается как 1.
РАБМ=РАБП+РАБч , где
РАБМ - среднее число работников за месяц;
РАБП - среднее число сотрудников с полной занятостью;
РАБЧ - среднее число сотрудников с частичной занятостью.
Например. Исходя из данных предыдущих примеров определим среднее число работников за месяц:
19,67+0,63= 20,3
После округления результат будет равен 20.
Годовой показатель формируется на основании полученных данных по среднесписочной численности за каждый месяц года.
С этой целью нужно среднее число работников фирмы за каждый месяц сложить и разделить на 12.
РАБГ=(РАБМ1+РАБМ2+…+РАБМ12)/12 , где
РАБГ – среднесписочная численность за год
РАБМ1 , РАБМ2 и т. д. – среднее число за январь, февраль, и т. д.
Полученный результат округляется согласно правилам математики.
Особенностью данного расчета является то, что если фирма начала работать не в начале года а, к примеру, в июле, то в формуле все равно делителем будут число 12.
Внимание! Часто помимо годовой средней численности нужно определить квартальную или же среднее число работников за полугодие. Используется данный алгоритм расчета этого показателя, только суммируются показатели за необходимое число месяцев, и делятся полученный итого на соответствующее число этих периодов.
Налоговое законодательство устанавливает административную ответственность, если форма КНД 1110018 была отправлена с нарушением установленных сроков, или же вообще не сдана.
Наказание штрафом в сумме 200 рублей грозят хозяйствующему субъекту за несвоевременное направление отчета в ИФНС.
Существует также наказание ответственного лица в организации за составление и сдачу, которое допустило нарушение сроков отправление отчета. Для него штраф может изменяться от 300 до 500 рублей.
При этом обязательно нужно учитывать, что применение штрафных санкций к нарушителям не снимает с фирмы обязанности по отправлению отчета о средней численности в налоговую.
Внимание! Нормы НК РФ предусматривают за повторную несдачу этого отчета наказание как для компании, так и для ее ответственных лиц штрафами в двойных размерах.
Отчёт о среднесписочной численности работников - это один из самых первых отчётов только что зарегистрированной организации. И один из первых отчётов по истечении отчётного года. Давайте рассмотрим, кто должен его сдавать и в какие сроки.
Сведения о среднесписочной численности сдают все организации, независимо от наличия сотрудников и формы собственности. Это:
Отсутствие сотрудников не освобождает организацию от сдачи отчета, это закреплено в одном из писем Минфина от 04.02.2014 года.
Сведения о среднесписочной численности в ИФНС сдаются один раз в год, до 20 января. В этом году срок сдвигается на 22 число, поскольку 20 выпадает на субботу. Для вновь созданных организаций отчёт необходимо будет сдать впервые не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации.
Если ООО прошло регистрацию в ноябре, то отчёт не обходимо подать до 20 декабря. Наличие или отсутствие сотрудников также не имеет значения, отчёт нужно сдать. Далее отчёт сдается в общем порядке уже по истечении отчётного года. То есть до 22 января 2018 года за 2017.
Для безошибочной подготовки и сдачи отчета о среднесписочной численности работников воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Кроме того, сервис всегда напомнит вам о приближающихся сроках сдачи всех необходимых отчетностей. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке .
Алгоритм заполнения достаточно прост. Верхние поля предназначены для ИНН и КПП организации. Ниже указывается полное наименование налогового органа, куда подаётся форма, включая код. Далее нужно прописать полное наименование организации, например - Общество с ограниченной ответственностью «Организация». Если отчёт за 2017 год, то в поле даты указываем, что отчёт сдается на 1 января 2018 года.
Для вновь созданных организаций - на 1 число месяца, следующего после месяца регистрации.
Ниже самый главный и единственный показатель отчёта - сама среднесписочная численность.
По общему правилу, складывается количество сотрудников за каждый месяц года и полученная сумма делится на 12. Если год не полный, то сумма делится также на 12.
Подробнее о заполнении формы можно узнать в Указаниях N498.
Если форму подписывает сам руководитель, то подпись ставится в отведённом для его подписи поле.
Если подпись ставит представитель, то для его подписи поле находится ниже. Также нужно будет указать номер и дату доверенности или другого документа, на основании которого представитель может исполнять функции руководителя.
Включают всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договора. Если человек находится на больничном, в командировке, отпуске или по другой причине отсутствует на рабочем месте, но при этом место за ним сохраняется - обязательно включается в расчет.
Не включаются - индивидуальные предприниматели и физические лица, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, собственники бизнеса, которые не получают заработную плату, сотрудники, принятые по ученическим договорам и т.д.
Список этот не полный, подробную информацию можно посмотреть в таблице ниже, а также Указаниях N498.
| Включаются в списочный состав : | Не включаются в списочный состав : |
| фактически явившиеся , в том числе и в дни простоя | внешние совместители |
| находившиеся в командировках , если сохраняется зарплата | принятые по договорам гражданско -правового характера |
| не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности ) | подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации |
| находившиеся в отпусках по беременности и родам , а также по уходу за ребёнком | переведённые в другую организацию , если заработная плата на основном месте не сохраняется |
| находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет ) | направленные за границу |
| получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие ) дни | собственники организаций , не получающие зарплату |
| имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени | индивидуальные предприниматели , т .к . они не могут заключить с собой трудовой договор |
| принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников | члены кооператива , не заключившие трудовых договоров со своей организацией |
| не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей | направленные на обучение с отрывом от производства , получающие стипендию за счет работодателя |
| принятые на неполный рабочий день /неделю или на полставки | принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии |
| надомники | адвокаты |
| принятые с испытательным сроком | военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы |
| сотрудники , имеющие специальные звания | привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица , отбывающие наказание в виде лишения свободы ) |
| повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства , если сохраняется зарплата | |
| направленные временно из других организаций , если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата | |
| студенты на практике , если они зачислены на рабочие места | |
| находящиеся в учебном отпуске , если зарплата сохраняется частично или полностью |
Ежегодная справка о средней численности работников, образец в конце статьи, подается в налоговые органы за предшествующий календарный год. В какие сроки необходимо сдавать эту форму и кому? Какой показатель отражается в документе? Все подробности – ниже.
Нормативное требование об обязанности предоставления сведений по среднесписочной численности содержится в п. 3 стат. 80 НК. Согласно указанной статье данные подаются теми налогоплательщиками (организациями или ИП), у которых имеются наемные сотрудники. Если же у предпринимателя нет заключенных с физлицами трудовых договоров и он ведет бизнес в одиночку, предоставлять форму не требуется. Однако сказанное не относится к юрлицам без персонала, поскольку при наличии в штате одного лишь директора, отчитаться по среднесписочной численности все равно придется.
Актуальный бланк справки о средней численности (или среднесписочной) подается в 2018 году за 2017 г. по форме, утвержденной ФНС в Приказе № ММ-3-25/174@ от 29.03.07 г. Документ (КНД 1110018) предоставляется за 2017 г. в территориальное подразделение ИФНС в срок до 22-го января с учетом переноса выходных дат. Когда фирма только создается или проходит реорганизацию, отчитаться следует не позднее 20-го числа календарного месяца за месяцем открытия (проведения реорганизационных мероприятий). Формат подачи справки – электронный или бумажный. Первый обязателен для всех налогоплательщиков, численность персонала которых превышает 100 чел.
Обратите внимание! Справка предоставляется в налоговые органы по адресу регистрации юрлица или налоговые органы по адресу жительства предпринимателя. Если отчет составляет ОП (обособленное подразделение), документ нужно сдать в налоговую инспекцию по месту учета фирмы-«головы».
Бланк размещен на одном листе и включает минимум показателей. Внешне форма напоминает титульник любой отчетной декларации или расчета. Рекомендации по указанию данных содержатся в Письме № ЧД-6-25/353@ от 26.04.07 г. Какие сведения отражаются в форме?
Обратите внимание! Подробнее о том, как правильно определить значение среднесписочной численности персонала – в Приказе Росстата № 498 от 26.10.15 г., Инструкции от 17.09.87 г.
В начале каждого года - не позднее 20 января - каждая организация, а также предприниматель, заключавший в предыдущем году с физлицами трудовые договоры, должны представить в свою налоговую инспекцию за предшествующий год (п. 3 ст. 80 НК РФ) по установленной форме КНД 1110018 (утв. Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@). В 2018 году крайний срок сдачи переносится на 22 января.
Также подавать сведения о среднесписочной численности работников должны вновь созданные и реорганизованные юридические лица. Они должны представить их не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем создания организация (внесения записи о ней в ЕГРЮЛ) или за месяцем реорганизации соответственно (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом сведения о работниках рассчитываются за месяц создания или реорганизации компании.
Допустим, организация была создана 13 марта 2017 года. Тогда подать сведения о численности своих работников в ИФНС она должна была не позднее 20 апреля 2017 года. Кстати, даже если в организации вообще нет работников, к примеру, еще никто не был принят на работу, то сведения о среднесписочной численности все равно нужно подать (Письмо Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390).
В форме должны быть указаны (Письмо ФНС РФ от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@):
Показатель среднесписочной численности отражает информацию о количестве списочного состава организации за определенный период. Данная величина применяется для налогового и статистического учетов. В настоящей статье рассматривается вопрос о том, в каких случаях среднесписочная численность работников равна нулю, а также приводится образец сведений о среднесписочной численности работников нулевой.
Сведения о среднесписочной численности персонала за год как самостоятельная форма отчетности подаются в налоговый орган ежегодно, не позднее 20 января текущего года. Данное требование, установленное в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ , действует как в отношении организаций, так и в отношении индивидуальных предпринимателей. Помимо этого, показатель СЧР рассчитывается в следующих случаях:
Теоретически данный показатель может быть равен нулю в том случае, если у юридического лица или индивидуального предпринимателя нет сотрудников. На практике же часто возникают споры о том, насколько правомерно в этих случаях подавать сведения о среднесписочной численности работников 0 человек. Это связано с отсутствием единого понимания того, можно ли расценивать физическое лицо, выступающее в качестве индивидуального предпринимателя, как сотрудника? Аналогичный вопрос имеет место быть в отношении лица, возглавляющего предприятие без персонала. Разберем каждую их этих ситуаций отдельно и выясним, когда оформляется сведения о средней численности работников нулевая форма.
В настоящее время позиция законодательных органов в отношении ИП без сотрудников приобретает однозначный характер и сводится к тому, что индивидуальный предприниматель, имея право быть работодателем, не может выполнять эту функцию по отношению к себе самому. Данная точка зрения отражена в Письме Роструда от 27.02.2009 № 358-6-1 и в Письме Минфина РФ от 16.01.2015 № 03-11-11/665. Таким образом, ИП не в праве расценивать себя как штатную единицу при подаче отчетности. Это объясняется тем, что законодательство не предусматривает заключения двустороннего соглашения, коим является трудовой договор согласно ст. 56 ТК РФ , с самим собой. Соответственно, ИП не вправе назначить самому себе и выплату заработной платы. Вместе с тем Налоговый кодекс не требует, чтобы индивидуальным предпринимателем подавалась форма сведения о нулевой среднесписочной численности работников.
При отсутствии сотрудников у юридического лица возможны два варианта. В первом варианте лицо, не являющееся учредителем, занимает пост генерального директора, имеет трудовой договор с компанией и получает заработную плату. В этом случае директор является единственным сотрудником предприятия, а следовательно, нулевая отчетность о количественном составе не применяется. Во втором варианте учредитель самостоятельно выполняет функции директора. На этот счет мнения разнятся. С точки зрения Федеральной службы по труду и занятости, учредитель организации не является ее сотрудником, т. к. трудовой договор не может быть подписан одним и тем же лицом со стороны работника и работодателя (Письмо Роструда от 06.03.2013 № 177-6-1). Значит, подается среднесписочная численность работников нулевая отчетность.
Однако у этого мнения есть противники, опирающиеся на то, что, с юридической точки зрения, в данном случае трудовой договор заключается не с самим собой, а между юридическим и физическим лицом.
В соответствии с требованием Налогового кодекса РФ, сведения о количестве сотрудников за прошлый год подают все предприятия независимо от того, работает на них персонал или нет (п. 3 ст. 80 НК РФ). Индивидуальные предприниматели сдают отчетность, только если в прошлом году принимали сотрудников на работу. В отношении и тех и других работодателей установлен срок предоставления информации в налоговый орган — не позднее 20 января текущего года. Предприятия, созданные по истечению указанного срока, не освобождаются от данной обязанности. Нулевая среднесписочная численность работников при открытии ООО отражается в отчете, который сдается «не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована)» (п. 3 ст. 80 НК РФ). Аналогичное требование действует в случае реорганизации предприятия, произошедшей после 20 января.
Соответствующий бланк, имеющий название Форма КНД 1110018, утвержден Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Документ, представленный на одной странице, достаточно прост для заполнения. Прежде всего в нем указываются данные о налогоплательщике (ИНН, КПП, наименование налогового органа, наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя). Далее указывается дата, на которую рассчитан показатель СЧР и, в отдельной графе, его значение в целых единицах. В нижней левой части документа проставляется дата подачи отчета в налоговый орган.
Подписывается форма руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В случае необходимости подпись может поставить представитель налогоплательщика при наличии соответствующей доверенности.
