Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.
При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.
По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.
Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.
Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.
Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.
Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.
При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.
БСО можно использовать в следующих случаях:
Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:
Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.
К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:
Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.
К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:
Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.
Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.
Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.
Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:
Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.
В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.
Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и актов, приказов списания бланков строгой отчетности.
Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.
Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой. Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.
Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.
Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:
Сам акт на списание испорченных бланков или же срок которых вышел различается для коммерческих и муниципальных учреждений.
На 2018 год необходимо использовать формат:
Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.
Про бланки строгой отчетности для ИП в 2018 году, читайте здесь.
Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.
Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.
Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, журналам учета.
Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:
В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.
Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.
Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:
После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.
Сама таблица включает в себя следующие разделы:
После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:
В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.
Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.
Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:
3.1. Корешки и обложки (листы, наклеенные на квитанционную книжку) использованных квитанционных книжек и других сброшюрованных бланков, не прилагаемые к кассовыми отчетам, сдаются материально ответственными лицами в бухгалтерскую службу организации в систематизированном виде одновременно с предъявлением Заборно — контрольных листов.
3.2. Копии чеков, квитанций, корешки и др. документы строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в организации (у предпринимателя) в упакованном виде 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. Товарные отчеты, книги учета бланков строгой отчетности и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся в организации (у предпринимателя) не менее пяти лет.
Ответственность за хранение документов, перечисленных в этом пункте, в течение установленных сроков несет руководитель организации или другие работники по письменному указанию руководителя организации.
После окончания установленного срока хранения использованные бланки строгой отчетности, их копии и т.п. сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются самостоятельно. Для предпринимателей вся вышеуказанная деятельность осуществляется самостоятельно, а ответственность лежит на них самих.
3.3. Копии, корешки, обложки и другие экземпляры использованных бланков строгой отчетности хранятся в систематизированном виде, упакованные в опечатанные мешки, в архиве или на складе организации, состоящей на самостоятельном балансе. По истечении 5-летнего срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета копии, корешки, обложки и другие экземпляры использованных бланков сдаются в качестве макулатуры на пункты вторсырья или уничтожаются самостоятельно.
В таком же порядке изымаются и уничтожаются некомплектные или испорченные при изготовлении, хранении и пересылке бланки строгой отчетности.
3.4. Списание изъятых из обращения бланков строгой отчетности производится на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем организации. При этом к данному акту прикладываются документы (акты) об уничтожении.
www.zakonprost.ru
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
ООО «П»
ПРИКАЗ
__.__.20__ № ____ г. ______
О бланках строгой отчетности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Главному бухгалтеру в срок до ______________ подготовить и представить перечень бланков строгой отчетности, используемых (применяемых) на предприятии.
2. Создать постоянно действующую комиссию по движению бланков строгой отчетности в составе:
председатель — главный бухгалтер И.И. Иванова;
секретарь — ______________________________;
члены комиссии:
____________________
____________________
______________________
3. Разработать положение о постоянно действующей комиссии по движению бланков строгой отчетности до ______________________.
(подпись)
Ознакомлены:
В дело №
200_ № ________
г._________________
В целях обеспечения своевременного и качественного учета и контроля за бланками строгой отчетности, используемыми в деятельности ООО «П»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить перечень бланков строгой отчетности, используемых (применяемых) на предприятии (приложение 1 к приказу).
2. Утвердить перечень работников, ответственных за учет, хранение и отпуск бланков строгой отчетности, используемых на предприятии; места и порядок хранения (приложение 2 к приказу).
3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера И. И. Иванову.
4. Утвердить положение о постоянно действующей комиссии по движению бланков строгой отчетности (приложение 3 к приказу).
Директор _____________________ С.С. Сидоров
(подпись)
Ознакомлены:
В дело №
Приложение 1
к приказу от __________ № __
Перечень бланков строгой отчетности
Приложение 2
к приказу от __________ № _
Перечень работников, ответственных за учет, хранение и отпуск бланков строгой отчетности, используемых на предприятии; места и порядок их хранения
№ п/п Наименование бланков Ответственный
за хранение и учет Место
и порядок хранения
Ф.И.О. должность
Подборка наиболее важных документов по запросу Акт о списании бланков строгой отчетности (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Форма: Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (для казенного учреждения) (образец заполнения)
Неотъемлемой частью работы с бланками строгой отчетности, которые по своей сути можно приравнять к кассовым чекам, для субъектов хозяйствования, решивших не использовать при оказании услуг населению контрольно-кассовую технику, является грамотное оформление организационно-распорядительной документации. БСО нельзя просто купить и без всякого оформления, начать применять. Положение о бланках строгой отчетности, утвержденное Постановлением № 359 от 06.05.2008 г. предъявляет ряд требований в соответствии с которыми и необходимо обращаться с такими документами. Для того чтобы учет бланков строгой отчетности был четким и правильным с точки зрения требований действующего законодательства, необходимо выполнить ряд действий организационного характера, составив соответствующие приказы, касающиеся оприходования документов и передачи материально ответственному лицу и оформив их приход актом приема.
На основании накладной и прочих сопроводительных документов прием и оприходование печатной продукции отражается по бухгалтерии. Расходы на ее приобретение включаются в состав затрат, которые учитываются при формировании суммы налогового вычета. Одновременно со списанием проводится оприходование печатной продукции на забалансовом счете, после чего и происходит их передача материально ответственному лицу.
Вести учет необходимо по каждому наименованию отдельно. Серии и номера бланков фиксируются в книге учета БСО, оформленной надлежащим образом, в хронологическом порядке (п. 13 Положения). Как правильно оформить и вести книгу более подробно можно узнать из статьи «Книга учета БСО». Здесь же лишь упомянем о том, что в ней фиксируются любые перемещения номерных документов, принятых по акту передачи. Кстати, в этой же статье вы узнаете о том, что при использовании BLANKSOMAT существует реальная возможность вести книгу автоматически или вовсе отказаться от ее ведения. В системе всегда можно сформировать отчетность по заданным параметрам. По требованию контролирующих органов необходимо предоставить проверяющим доступ к информации (п. 12 Положения). Кроме того, на сайте имеется информация о том, как правильно составить на бланки строгой отчетности приказ, назначить комиссию, заключить договора о материальной ответственности с сотрудниками. Тут же можно распечатать инвентаризационные ведомости, образцы актов списания и приема. Приведены здесь и наглядные примеры составления приказов, а кроме того в доступной форме изложена еще масса интересной и полезной информации, касающейся нюансов работы с населением в сфере оказания услуг без применения контрольно-кассовой техники. Подробнее об этом читайте в статье «БСО: как купить правильно».
С работником, который получает, выдает, учитывает и отвечает за правильность хранения БСО, а также принимает от населения наличные денежные средства, необходимо заключить договор о материальной ответственности (п. 14 Положения). Полномочия такого работника закрепляются соответствующим приказом.
Прежде чем отразить по бухгалтерии приход приобретенной в типографии печатной продукции, специально созданная на основании отдельного приказа комиссия, сверяет данные, указанные в сопроводительных документах с фактическим наличием (п.15 Положения). В случае выявления разногласий комиссией составляется акт, который подписывается руководителем и членами комиссии и направляется поставщику. В процессе сверки проверяются так же серии и номера. Все это делается с целью исключения пропусков или дублей. По окончании работы комиссии составляется акт приема бланков строгой отчетности и передача их материально ответственному лицу. Процедура сверки и приема происходит в день получения заказа из типографии.
Приказ о создании комиссии можно оформить один раз и переиздавать только в случае изменения ее состава при этом сделав его универсальным, подходящим для процедуры приема и списания с последующим уничтожением одновременно.
Это минимальный набор организационно-распорядительной документации, необходимый для субъектов хозяйствования, применяющих при оказании услуг населению БСО вместо использования контрольно-кассовой техники.
Учет бланков строгой отчетности может быть поставлен по-разному. Многое будет зависеть от того, где оформить заказ на их изготовление. При типографском способе печати необходимыми будут все вышеперечисленные действия. За исключением разве что ситуации, когда индивидуальный предприниматель работает в сфере обслуживания без наемных рабочих лиц. В таком случае на бланки строгой отчетности приказ для передачи их самому себе можно не издавать. Формальностью становится и приказ о назначении материально ответственного лица. А вот книгу учета БСО придется вести. При отсутствии комиссии вполне естественным будет и то, что в записи об оприходовании документов и постановке их на учет будет фигурировать накладная, а не акт приема бланков строгой отчетности, присутствие которого в данной ситуации носит скорее формальный характер, хотя, по большому счету и акт можно оформить.
В случае использования автоматизированной системы выпадает такое звено, как получение бланков из типографии и передача их подотчетным лицам в случае, когда услуги оказываются несколькими работниками одновременно. Доступ к печати можно предоставить необходимому количеству сотрудников, с которыми заключаются договора о материальной ответственности и, соответственно, издаются приказы. Все операции фиксируются системой, книга учета БСО становится ненужной, соответственно и данные об их приеме и движении фиксировать на бумажном носителе не придется. Такой способ печати удобен для тех, кто работает на выезде или имеет несколько точек оказания услуг или, как вариант, если различные услуги оказываются несколькими работниками одновременно.
Все без исключения субъекты хозяйствования, работающие с деловыми бумагами строгой отчетности, сталкиваются в процессе осуществления деятельности с необходимостью проведения инвентаризации и списания. При этом очень важно учесть, что процедуру списания нужно осуществлять в установленные законодательно сроки, но не ранее, чем с момента проведения последней инвентаризации пройдет месяц. Перед началом инвентаризации ответственный работник дает расписку, смысл которой заключается в том, что все вверенное ему имущество предъявлено к осмотру и находится в цельности и сохранности. Обычно такая инвентаризация проводится в те же сроки, что и ревизия кассы.
Списанные документы подлежат уничтожению, что фиксируется актом, составленным комиссией. В акте указывается способ уничтожения деловых бумаг. Они могут быть сожжены, измельчены при помощи шредера и переданы соответствующим организациям для уничтожения. Подробнее обо всем этом можно узнать из статьи «Уничтожение и списание БСО».
Напомним, что в широком смысле к «строгим» бланкам относятся не только те, которые предназначены для выдачи взамен чеков ККТ. Существуют и другие номерные документы, в основном ими оперируют учреждения бюджетной сферы. Организационно-распорядительная документация бюджетников имеет свою специфику. В некоторых случаях выдвигаются более жесткие требования к документации, касающиеся приема, выдачи, уничтожения и прочих моментов. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Учет бланков строгой отчетности в организациях бюджетной сферы».
Одна из часто встречающихся ошибок, по мнению налоговых органов, не составление организациями документов по учету БСО. Эта статья поможет предприятиям и ИП определиться с видами и порядком составления таких документов.
В процессе использования организациями и ИП специальных бланков, подтверждающих получение оплаты за выполненные услуги, применяют различные виды актов. Их можно классифицировать следующим образом. При выявлении расхождений, поступивших бланков, с заявленным количеством и специальной нумерации в сопроводительных документах, составляются акты приемки БСО. Поставщику обязательно возвращают один экземпляр для решения вопросов несоответствия. При выявлении фактов недостачи в результате порчи или хищения, составляют акты проверки наличия бланков. Акт списания бланков строгой отчетности является основанием списания с подотчета материально ответственных сотрудников предприятия испорченных и использованных бланков. Они подлежат хранению вместе со второй копией или корешками использованных бланков не менее 5 лет. Сроки и порядок хранения установлены Постановлением Правительства №359 от 06.05.2008. При подготовке процедуры уничтожения, по завершении обязательного срока хранения, составляется акт уничтожения БСО.
Программное обеспечение онлайн ресурса BLANKSOMAT, поможет организациям и ИП в сопровождении бухгалтерского учета БСО всеми видами необходимых документов. Все виды актов являются первичными документами на основании которых в бухгалтерском учете ведется аналитический учет БСО в разрезе номеров, мест хранения и материально ответственных сотрудников. Например, приход БСО в бухгалтерском учете, отразится по дебету забалансового счета 006 по данным приходной накладной. Акт на списание использованных и испорченных бланков, является основанием для проводки по кредиту счета 006 и списания бланков с подотчета МОЛ. Для оперативного и достоверного отражения учетных данных акты по списанию использованных бланков рекомендуется заполнять на конец отчетного месяца. Перечисленные документы составляются в произвольной форме, которая утверждается приказом предприятия об Учетной политике.
Для составления актов по БСО можно привлекать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, определенную тем же приказом. В основной части указывается название документа, его количество, соответствующие номера и серии бланков. Акт в обязательном порядке подписывают материально ответственное лицо, члены комиссии и руководитель организации.
О представлении сведений об израсходовании бланков документов государственного образца об образовании в / учебном году
органов управления образованием
Министерство образования и науки Республики Дагестан напоминает о сроках представления и форме составления сведений об израсходовании бланков документов государственного образца об образовании в / учебном году.
Образовательные организации представляют сведения об израсходовании бланков документов государственного образца об образовании в муниципальные органы управления образованием до 1 октября г.
Органы управления образованием представляют данные сведения в Министерство образования и науки РД не позднее 30 ноября г. (по состоянию на 1 октября г.).
Сведения об израсходовании бланков документов государственного образца об образовании составляются по каждому уровню общего образования и по каждому виду документа отдельно согласно прилагаемой форме и представляются в Министерство образования и науки РД на бумажном и электронном носителях в формате Excel 97-2003.
Согласно п. 9 Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов, утвержденного приказом Минобрнауки России от 14.02. г. № 115, бланки аттестатов и приложений, заполненные с ошибками или имеющие различные дефекты, внесенные при заполнении, считаются испорченными при заполнении и подлежат замене. Испорченные при заполнении бланки уничтожаются в установленном порядке. Уничтожение испорченных бланков осуществляется актом о списании бланков строгой отчетности, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.12. г. № 173н. (ОКУД — 0504816) (прилагается).
Общеобразовательные организации представляют испорченные аттестаты, приложения и твердые обложки к ним в муниципальные органы управления образованием, где данные бланки списываются и уничтожаются актом о списании бланков строгой отчетности по решению комиссии под председательством руководителя. Комиссия составляет акт в двух экземплярах. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представляется в Министерство образования и науки РД, второй экземпляр остается в муниципальном органе управления образованием. Твердые обложки от испорченных бланков аттестатов представляются в Министерство образования и науки РД вместе с актом.
Общеобразовательные организации до 1 сентября возвращают в муниципальные органы управления образованием остаток чистых бланков аттестатов, приложений и твердых обложек к ним. Заполненные аттестаты, не полученные выпускниками в год окончания общеобразовательной организации, хранятся в организации под личным контролем и ответственностью руководителя до их востребования.
К отчету также прилагается опись бланков аттестатов, выданных в качестве дубликатов. В описи указываются серии, номера и год выпуска утерянных бланков аттестатов, номера и количество бланков аттестатов и приложений к ним, выданных в качестве дубликатов (образец прилагается). О случаях утери, хищения или порчи бланков в силу различных аварийных и техногенных ситуаций муниципальные органы управления образованием должны немедленно письменно сообщить в Минобранауки РД и приложить к письму акт о списании бланков строгой отчетности (ОКУД — 0504816).
1. Правильно ли будет списать бланки строгой отчетности (далее -БСО) старого образца (аттестаты об основном общем образовании, дипломы о среднем профессиональном образовании, дипломы о начальном профессиональном образовании) оформив актом на списание, приложив вырезанные номера, наклеенные на отдельные листы бумаги, прописав данный порядок списания в учетной политике учреждения (является ли ошибкой, если мы уже так сделали), или достаточно для доказательства уничтожения БСО акта на списания без приложения вырезанных номеров вышеупомянутых бланков?
Приказ Минобрнауки России от 28.02. № 224 Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов (на него идет ссылка в Статье журнала) утратил силу 18.03.г.
С 18.03. г. в силу вступил Приказ Минобрнауки России от 14.02. № 115 Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов в котором процедура списания аттестатов не оговорена.
Следовательно, правильно будет списывать аттестаты, согласно Порядку № 115.
Производить списание аттестатов можно в таком порядке:
Комиссия составляет акт в двух экземплярах.
В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений (образец прилагается).
Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта (образец прилагается).
Первый экземпляр акта с приложением представляется в управление образования, второй экземпляр остается в образовательном учреждении.
Образец акта о списании испорченных аттестатов:
на списание бланков документов об образовании
Комиссия в составе: председателя ФИО, директора МБОУ СОШ № 00, членов комиссии: ФИО, должность, ФИО, должность, составили настоящий акт об уничтожении бланков документов об образовании, испорченных при заполнении.
1.Аттестаты об основном общем образовании 4 (четыре) штуки:
66 БВ 0061913 на имя …. 66 БВ 0029822, 66 БВ 0032242, 66 БВ 0032243.(указать причину порчи)
2. Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия 2 (две) штуки: 66 АБ № 7094064 на имя …, 66 АБ № 8155082 (указать причину порчи).
3. Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании 4 (четыре) штуки (указать причину порчи).
Приложение: Номера испорченных титулов аттестатов на 1 л. в 1 экз.
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Это следует из пункта 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, и письма Минфина России от 31 августа 2010 г. № 03-01-15/7-198.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
Об этом говорится в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001?
Ответ: да, нужно.
Протокол ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 на сегодняшний день не отменен. Однако он составлен на основании и во время действия нормативно-правовых актов, утративших свою силу. Поэтому его можно применять в части, не противоречащей Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Приобретение бланков строгой отчетности отразите в бухучете проводками:
Дебет 10 (15) Кредит 60
– отражено поступление бланков строгой отчетности;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 10 (16)
– переданы бланки строгой отчетности в подразделения организации для использования (в момент передачи бланков под отчет).
Такие правила устанавливает пункт 22 указаний, утвержденных Протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001, и пункт 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Поступление бланков строгой отчетности отразите и на забалансовом счете 006. Объясняется это тем, что за движением таких документов нужен дополнительный контроль (План счетов). За балансом БСО отражайте в условной оценке. Такие правила установлены в Инструкции к Плану счетов. Условная оценка может равняться фактической цене или любой другой стоимости, например 1 руб. Порядок определения условной оценки закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008).
Аналитический учет на счете 006 организуйте по местам хранения бланков строгой отчетности (подразделениям, ответственным лицам), например, можно ввести такие субсчета: «БСО в бухгалтерии», «БСО в подразделении» (План счетов). Движение БСО за балансом отражайте на основании заборно-контрольного листа. Именно на основании этого документа необходимо вести обороты по счету 006. Данные контрольно-заборных листов ежемесячно сверяйте с книгой учета бланков строгой отчетности. Такие правила устанавливает пункт 22 указаний, утвержденных Протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001.
В бухучете движение бланков строгой отчетности отразите проводками:
Дебет 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;
Дебет 006 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;
Кредит 006 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.
Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 006 учитывайте:
После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». К таким документам относятся:
Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности
ЗАО «Альфа» занимается оказанием услуг прачечной и использует бланки строгой отчетности.
23 августа «Альфа» приобрела 100 бланков строгой отчетности «Наряд-заказ», общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. За оставшуюся часть месяца было выдано 28 бланков. Учет материалов организация ведет без применения счетов 15 и 16. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.
Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. Налог на прибыль платит помесячно. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти расходы включаются в состав материальных и являются косвенными при расчете налога на прибыль.
Приобретение бланков отразили в учете следующими проводками:
Дебет 10 Кредит 60
– 200 руб. (236 руб. – 36 руб.) – оприходованы бланки строгой отчетности;
Дебет 19 Кредит 60
– 36 руб. – выделен НДС с приобретенных бланков;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 36 руб. – принят к вычету НДС по бланкам;
Дебет 006
– 100 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке;
Дебет 20 Кредит 10
– 56 руб. (200 руб./шт. : 100 шт. × 28 шт.) – переданы бланки строгой отчетности ответственному лицу;
Кредит 006
– 28 руб. – списаны выданные клиентам бланки строгой отчетности.
Данные бланки, изготовленные типографским способом, бухгалтер отразил в книге учета бланков строгой отчетности.
В налоговом учете стоимость 28 выданных бланков в сумме 56 руб. была учтена в расходах в августе.
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков строгой отчетности ?
С одной стороны, затраты на приобретение бланков строгой отчетности на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Объясняется это тем, что данные расходы связаны с расчетами за оказанные услуги, т. е. приобретенные бланки используются для производственных нужд.
С другой стороны, эти затраты можно учесть в составе канцелярских и отнести на прочие расходы (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичную точку зрения высказывает Минфин России в письме, адресованном организациям, применяющим упрощенку (письмо от 17 мая 2005 г. № 03-03-02-04/1/123). Выводы финансового ведомства можно распространить и на организации, применяющие общую систему налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Таким образом, организация самостоятельно должна принять решение, относить такие расходы к материальным или к прочим (п. 4 ст. 252 НК РФ). Сделанный выбор закрепите в учетной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).
НДС по приобретенным бланкам строгой отчетности примите к вычету при соблюдении следующих условий:
Об этом говорится в статье 171 Налогового кодекса РФ.
Исключение из этого правила составляют случаи, когда:
В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости бланков строгой отчетности. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Если организация на упрощенке платит единый налог с доходов, то расходы на приобретение бланков строгой отчетности не влияют на налоговую базу. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, входной НДС, предъявленный поставщиком при приобретении бланков строгой отчетности, включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Ситуация: как организации на упрощенке учесть стоимость бланков строгой отчетности? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами .
Ответ на этот вопрос зависит от вида бланков.
Для некоторых бланков строгой отчетности предусмотрены специальные статьи расходов. Так, затраты на приобретение чековых книжек учтите в составе расходов на услуги банков (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичную точку зрения высказывает Минфин России в письме от 25 мая 2007 г. № 03-11-04/2/139. Эти расходы учтите при расчете единого налога после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
По бланкам строгой отчетности, применяемым вместо ККТ, порядок налогового учета в законодательстве четко не установлен.
С одной стороны, расходы на приобретение бланков строгой отчетности можно отнести к материальным расходам (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Объясняется это тем, что данные расходы связаны с расчетами за оказанные услуги, т. е. приобретенные бланки используются для производственных нужд.
С другой стороны, эти расходы можно отнести к канцелярским (подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичную точку зрения высказывает и Минфин России в письме от 17 мая 2005 г. № 03-03-02-04/1/123.
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на приобретение бланков строгой отчетности не влияют.
Бланки строгой отчетности могут использоваться как в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, так и в деятельности на общей системе налогообложения. Как правило, известно, к какому виду деятельности относятся расчеты, по которым оформлен бланк строгой отчетности, применяемый вместо ККТ. Соответственно, расходы на приобретение бланков и сумму НДС, уплаченную при этом, можно определить на основании прямого расчета. Такой порядок следует из пункта 4 статьи 149, пункта 9 статьи 274 и пункта 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
В некоторых случаях невозможно определить, в каком виде деятельности использованы БСО. Поэтому прямым счетом расходы на их приобретение распределить нельзя. В таком случае распределите их пропорционально доле доходов от каждого вида деятельности (п. 9 ст. 274 НК РФ). Необходимость воспользоваться указанной методикой может возникнуть, например, при распределении расходов по чековой книжке.
НДС, который можно принять к вычету по распределяемым расходам на БСО, рассчитайте по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
К полученной доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД, прибавьте сумму НДС, которую нельзя принять к вычету (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).
Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.
Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.
Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.
Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.
Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:
Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:
Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.
Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.
Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:
Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.
22.08.2019
Списание бланков строгой отчетности () является важным направлением их применения и учета у хозяйствующего субъекта. Для БСО на бумажных носителях данная процедура регламентируется правительственным постановлением, зарегистрированным 06.05.2008 под номером 359.
Этим нормативным актом устанавливается конкретный порядок, в соответствии с которым унифицированные бланки, относящиеся к документам строгой отчетности, официально снимаются с учета и впоследствии ликвидируются (уничтожаются).
Сведения о БСО, использование, списание и уничтожение которых осуществляются на конкретном предприятии, отражаются хозяйствующим субъектом в специальном .
Кроме того, с 30.03.2015 особым Приказом Минфина РФ, зарегистрированным под номером 52Н , вводится нормативное требование о применении так называемого Акта на списание документов строгой отчетности, обязательная форма которого утверждается для бюджетных организаций.
Важные особенности выполнения и оформления процедуры снятия с учета следует рассмотреть более подробно.
Списание БСО, осуществляемое хозяйствующим субъектом, регламентируется общеобязательными нормами действующего законодательства. Данное обстоятельство вызвано необходимостью строгого учета расчетных документов, отнесенных к категории БСО.
Так, например, чтобы снять данные документы с учета, руководству предприятия или индивидуальному предпринимателю нужны веские основания.
Списание бланков расчетных документов, подлежащих у хозяйствующего субъекта строгому учету, может осуществляться по следующим основным причинам:
Использованные БСО – их корешки или копии документов, выданных клиентам, – подлежат хранению у хозяйствующего субъекта на протяжении пятилетнего периода, отсчитываемого с момента окончания того года, в котором соответствующий бланк заполнялся.
К примеру, если расчетный документ, подлежащий строгому учету, выписывался продавцом 05 января 2015 года, его ликвидация допускается только после 31 декабря 2020 года.
Ликвидационная процедура в этом случае подразумевает проведение специальной ревизии БСО, через месяц после которой списанные бланки могут уничтожаться — .
Формы расчетных документов, испорченные при заполнении, списываются и ликвидируются аналогичным образом.
Прочие основания (потеря, порча, хищение) относятся к происшествиям чрезвычайного характера.
Выявление и официальная констатация таких обстоятельств осуществляются обычно посредством плановой/внеплановой .
Комиссия, которая создается руководством хозяйствующего субъекта и проводит подобную ревизию, должна предпринять следующие действия:
Списать бланки строгой отчетности по тем или иным причинам у хозяйствующего субъекта можно на основании определенной документации, подлежащей оформлению.
По какому документу списывать бланки строгой отчетности:
Сотрудник хозяйствующего субъекта, отвечающий за сохранность и целостность БСО, является материально ответственным лицом (МОЛ). Соответствующий договор заключается между руководством организации и МОЛ.
Как правило, этим соглашением предусматриваются регламент учета утраченных (утерянных) бланков, а также ответственность сотрудника (МОЛ) за потерю документов, подлежащих строгому учету.
Хозяйствующими субъектами применяется следующий порядок, в соответствии с которым можно списать утерянные бланки, относящиеся к документам строгой отчетности:
Расчетных документов, подлежащие строгому учету, списываются хозяйствующим субъектом в следующем порядке:
Приказ на списание, утверждаемый руководством хозяйствующего субъекта, является одним из документов, регламентирующих процедуру снятия с учета бланков строгой отчетности.
Этот распорядительный акт должен содержать следующие сведения:
– официальный документ, оформление которого является необходимым при снятии БСО с учета. Бюджетные учреждения, как известно, используют для этого унифицированный образец, регламентированный действующими нормами.
Хозяйствующие субъекты, не относящиеся к бюджетным учреждениям, вправе пользоваться рекомендованным шаблоном или, как вариант, разрабатывать собственные формы такого акта.
Акт должен в обязательном порядке содержать такие сведения:
Акт подписывается всеми субъектами, принимающими участие в процедуре списания. В таблице акта приводятся данные о сериях/номерах бланков, а также причины проводимого списания. Определяется срок уничтожения документальных форм.
Так выглядит образец:
Списание БСО осуществляется хозяйствующим субъектом в строгом соответствии с утвержденными регламентами. Снятие таких бланков с учета может производиться по разным причинам.
Основанием для списания может являться как завершение срока обязательного хранения, так и обстоятельства чрезвычайного характера.
Важная роль в этом случае отводится правильному оформлению всех необходимых документов, а также неукоснительному соблюдению предусмотренного порядка.
Руководство хозяйствующего субъекта отвечает за корректность и законность проведения всех необходимых процедур.
Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.
По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.
Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.
Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.
Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.
Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.
При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.
БСО можно использовать в следующих случаях:
Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:
Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.
К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:
Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.
К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:
Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.
Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.
| Наличные денежный расчет | Операция, когда деньги передаются непосредственно наличными средствами. Безналичный расчет – оплата при помощи специальной банковской карты. В независимости от способа перечисления средств необходимо выдавать платежный документ. Он может быть различного типа |
| Фискальная память | Энергозависимая память, применяемая в машинах ККМ. Используется для регистрации различных данных при осуществлении денежных операций. Фискальный режим – режим, в котором осуществляется регистрация всех данных на обозначенную выше память. Вся техника, применяемая для регистрации денежных операций, обязательно регистрируется в специальном государственном реестре |
| БСО | Документ, в котором отражаются данные при осуществлении оплаты за услуги, товары. Сама аббревиатура расшифровывается как «бланк строгой отчетности» |
| Журнал учета БСО | Реестр в бумажном формате, ведется на предприятии или же у ИП (индивидуальном предпринимателе). Приказ на списание, акт – документ, составляемый когда подходит срок утилизации БСО. Данный момент отражается в действующем на территории законодательстве |
Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.
Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:
Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.
В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.
Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и , приказов списания бланков строгой отчетности.
Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.
Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой . Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.
Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.
Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:
Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.
Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.
Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.
Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, .
Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:
В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.
Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.
Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:
После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.
Сама таблица включает в себя следующие разделы:
После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:
В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.
Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.
Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:
| Отражается состав комиссии | Которая в обязательном порядке должна проверить процесс движения бланков строгой отчетности |
| Устанавливается полный перечень документов | Который относится к бланкам строгой отчетности |
| Устанавливается перечень работников | Которые ответственны за учет, а также сохранность, составление бланков |
| Определяется место постоянного хранения бланков рассматриваемого вида | Например, это может быть сейф бухгалтерии |
| Обозначается лицо, ответственное за исполнение всех приказов | Составленных относительно хранения, списания и утилизации БСО |
Бланки строгой отчетности должны быть обязательно пронумерованы. Существуют определеннее стандарты их составления. Не допускается печатать их на обычном ПК.
Для составления данных документов требуется использовать:
В то же время акт списания и приказ составляются на персональном компьютере. Процедура составления приказа, в отличие от акта, законодательством не регламентирована. Потому формироваться он может в произвольном формате.
Но имеются определенные регламенты работы с подобного рода документами. Необходимо отражать в них установленные законодательством данные.
Рассматриваемого типа документы имеют большое количество самых разных особенностей. По возможности стоит обязательно со всеми ними ознакомиться.
Проще всего заранее обзавестись верно составленными образцами. Найти их можно на авторитетных ресурсах в интернете.
При осуществлении различных операций с БСО обязательно необходимо соответствующим образом отражать все нюансы в бухгалтерской отчетности.
