При ведении кассовых операций все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели руководствуются правилами, установленными Центральным банком Российской Федерации. С 2016 года данный порядок претерпел важные изменения. Какие именно – читайте в нашем материале.
Как известно, движение наличных денежных средств в любой фирме должно осуществляться только через кассу – это необходимо для контроля за оборотом денежных средств, их учета и составления бухгалтерской отчетности фирмы. Так, например, все операции с наличными денежными средствами, которые будут взяты из кассы компании, должны оформляться через расходный кассовый ордер.
Как известно, правила ведения кассовых операций для всех предприятий едины – они не могут разрабатываться фирмой самостоятельно и на свое усмотрение. Формы отчетности представлены в журнале первичной документации и требуют соблюдения всех формальностей – за этим строго следят инспекторы Федеральной налоговой службы. А за нарушение правил ведения кассовых операций, которые будут выявлены в ходе налоговой проверки, предпринимателя могут оштрафовать и причем на довольно солидную сумму. Причина такого «повышенного» внимания налоговиков к правильности ведения кассовых операций предприятиями малого и среднего бизнеса – это, в первую очередь, противодействие незаконному денежному наличному обороту в фирмах, и как следствие – сокрытие доходов и неуплата налогов за них.
Оформлять деньги, поступающие и «выбывающие» из кассы, предпринимателям все же придется, и это требование необходимо выполнять вне зависимости от системы налогообложения в фирме, наличия контрольно-кассовой техники и количества работников.
Кассовая дисциплина – это определенные правила, которые в обязательном порядке необходимо соблюдать при использовании наличных денежных средств в фирме. Основным документом, неким «постулатом» в этой связи для всех предпринимателей является Указание Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Из названия документа понятно, что учет кассовых операций с 2015 года стал условно делиться на «полный» порядок учета (для юрлиц) и «упрощенный» порядок (для ИП и предприятий малого бизнеса).
Формы кассовых документов остались прежними, но появился ряд изменений, касающихся заполнения и составления данных форм. Например, согласно новому Указанию ЦБ РФ, предусмотрена возможность составления кассовых документов так называемыми «приходящими бухгалтерами» – специалистами, которые оказывают те или иные бухгалтерские услуги предприятию по договорам гражданско-правового характера. Ранее составление кассовых документов разрешалось лишь работникам организации и самим индивидуальным предпринимателям.
Но вот осуществлять сами кассовые операции, к примеру, выдавать наличные средства из кассы или вносить их в нее – могут только работники компании или сам индивидуальный предприниматель. «Приходящий» бухгалтер такого права не имеет.
Перечислим основные правила кассовой дисциплины, которые в обязательном порядке должны соблюдаться в фирме.
Необходимо отметить, что основные изменения в правила ведения кассовых операций с 2015 – 2016 года, закреплённые в Указании Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, коснулись индивидуальных предпринимателей. В частности, данный нормативно-правовой акт значительно облегчает ведение кассовой дисциплины ИП.
Данный формат удобен в том случае, если ИП сам является «кассиром» фирмы – в этом случае контролировать приход и расход денежных средств и оформлять документацию нет необходимости.
Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.
Лимит остатка кассы – это максимально допустимое количество наличных денежных средств, который могут храниться в кассе фирмы на конец рабочего дня.
Согласно Указанию Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У индивидуальным предпринимателям нет необходимости вводить лимит остатка кассы – организации малого бизнеса могут вести упрощенный кассовый порядок. Напомним, что к категории предприятий малого бизнеса относятся фирмы с численностью работников менее ста человек и выручкой за год не более 400 миллионов рублей. В рамках него для таких предприятий допустимо отсутствие кассового лимита – то есть фирма может накапливать в кассе неограниченное количество денежных средств на неограниченный срок. Но все же специалисты советуют сдавать деньги фирмы в банк – это правильно с точки зрения безопасности. Отказ от кассового лимита необходимо оформить на основании приказа по фирме. Это требование также закрепляет Указание Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Также приказом следует фиксировать все изменения, которые вносятся в порядок работы с кассовой наличностью и ведением кассовой документации вашей фирмы.
Что же касается организаций, то они должны самостоятельно установить лимит остатка наличных денег в кассе – это требование является обязательным. Данный показатель – это объем средств, которые могут храниться в кассе, и, если лимит остатка денежных средств фирмы не установлен, он считается равным нулю, а это значит, что компания вообще не имеет права хранить денежные средства в конце рабочего дня. За то, что в кассе организации деньги хранятся сверх лимита, руководителя фирмы могут наказать, так как это является правонарушением. Штраф для юридического лица может достигать 50 тысяч рублей.
Согласовывать величину лимита остатка кассы с банком не требуется, но вот издать приказ (распорядительный документ) по фирме с установлением лимита кассового остатка необходимо.
Как говорилось выше, соблюдение кассовой дисциплины и установленных правил учета хранения денежных средств в фирме, правильность оформления документов могут оценить специалисты налоговой инспекции в рамках проверок финансово-хозяйственной деятельности компании. В рамках выездной проверки они могут выявить различные нарушения и наложить на должностное лицо ИП или организации штраф. В соответствии со статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях он может составлять до пяти тысяч рублей. Штраф на само учреждение за данное правонарушение может быть равен 50 тысячам рублей. Напомним, согласно п. 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины несут руководитель учреждения, главный бухгалтер и кассир.
Некоторые организации нашей страны уже начали переход на «онлайн-кассы» с возможностью передачи данных обо всех денежных операциях фирмы в Федеральную налоговую службу. Но повсеместный переход на новую ККТ будет возможен лишь с принятием закона, который предусматривает изменения в закон №54-ФЗ. Сейчас он находится на рассмотрении в Госдуме.
Другие материалы
«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Разберем актуальные вопросы ведения кассовых операций в 2016 году.
Вопрос 1: ООО (УСН — 6%) занимается оказанием услуг (ремонт квартир и офисов). В договоре указано, что только услуги, материал — заказчика (то есть возможно применение БСО). Если в рамках договора ООО продает заказчику материалы, то в этом случае возможно применение БСО или нужно использовать ККМ?
Ответ: следует помнить, что БСО возможно применять только, если речь идет об оказании услуг населению. В данном случае речь идет о продаже материалов. Соответственно, при реализации материалов для ремонта, за наличный расчет, следует использовать ККМ.
Вопрос 2: организация УСН ведет розничную торговлю в нескольких торговых центрах г. Москвы (в разных АО). Юридический адрес организации на территории 26 Налоговой инспекции. Имеет ли право организация зарегистрировать все ККМ в 26 Налоговой инспекции или необходимо создавать обособленные подразделения по месту установки ККМ?
Ответ: ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции по месту фактического нахождения обособленного подразделения, на территории которого ККТ будет использоваться.
Вопрос 3: в течение дня ККМ не включалась, выручки не было. Надо ли в конце дня включить ККМ и снять нулевой Z-отчет? И в журнале кассира-операциониста отразить отсутствие операции? Или, если не включалось в сеть, то ничего нигде отражать не надо?
Ответ: прямой ответ на данный вопрос законодательство не содержит. Но по данному вопросу в СМИ были разъяснения налоговых органов том, что если ККМ вообще в течение дня не включался, то и Z-отчет в конце дня распечатывать не следует.
Также обратите внимание и на следующие разъяснения: если кассовый аппарат в начале смены был включен, то снимать Z-отчеты, даже если за всю смену не было выручки, необходимо («ККТ на контроле», интервью с Я.Я. Хомец, советником отдела контроля за предпринимательской деятельностью в сфере госрегулируемых видов деятельности и применения ККТ ФНС России, советником государственной гражданской службы РФ 2 класса; журнал «В курсе правового дела», № 10, май 2009 г.).
Вопрос 4: имеет ли организация право взнос в уставный капитал, внесенный в кассу, потратить на командировочные расходы, минуя банк?
Ответ: да, можно.
Вопрос : кто сейчас проверяет кассу? Есть ли срок исковой давности по проверке кассы? За какой период может быть проверена касса?
Ответ : кассовую дисциплину организации проверяет ИФНС. В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говорится, что действующими нормативными правовыми актами периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не ограничена.
Соответственно, инспекция может проверить организацию несколько раз в год. За несоблюдение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована по ст.15.1 КоАП РФ на сумму до 50 000 рублей. Срок исковой давности по административным правонарушениям составляет два месяца.
Вопрос 1: микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2015 — 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?
Ответ: согласно п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.
Вопрос 2: какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?
Ответ: организация, осуществляющая деятельность через обособленные подразделения, находящиеся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, должна зарегистрировать в установленном порядке контрольно-кассовую технику в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, в котором организация поставлена на учет (письмо Минфина России от 18.08.2010 № 03-01-15/7-183). В случае если применяемый обособленным подразделением кассовый аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не по адресу места нахождения обособленного подразделения, может быть наложен штраф в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
Вопрос 3: какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?
Ответ: за несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ. То есть ответственность административная. Согласно ст. 4.5 КоАП РФ, срок исковой давности — два месяца, а при длящихся нарушениях — с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в пп.1 ст. 4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.
Вопрос: надо ли определять лимит остатка кассы для индивидуального предпринимателя? Сохраняется ли в 2016 году предельный лимит расчетов между организациями и ИП?
Ответ : да, лимит ИП могут не определять.
Понятие кассы для ИП в Указании 3210-У не определено. Но это не значит, что предприниматели совсем могут отказаться от ведения кассовых операций. Для них действует упрощенный порядок ведения кассы, который прописан в том же Указании 3210-У.
Лимит расчетов между организациями и предпринимателями прежний. Если вы ведете расчеты с юридическим лицом, предел в рамках одного договора составляет не более 100 000 рублей (Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).
06.09.2016
Для того чтобы разобраться с понятием «Кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»: Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы. Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе. Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины. Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции). Основными правилами кассовой дисциплины являются: оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе); соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня); соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам); соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения. Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать. Однако с июня 2014 года действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости). Также согласно упрощенному порядку – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе. Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир. Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. В 2016 году кассовые операции оформляются следующими документами:
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями. Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста) к кассовой дисциплине не относятся.
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток). Все наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции). Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной. Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например – 2016 год. Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2016 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе. Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны. Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП). Если сотрудник потратил свои личные деньги то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой. Примечание: желательно чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам которые не отчитались по предыдущим авансам). В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу) работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.). Иначе, денежные средства выданные сотруднику нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей. При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности). Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.
Все что зарабатывает организация, является её собственностью. Поэтому даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя. Индивидуальные предприниматели в отличие от ООО имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов). Примечание: если ИП не издал приказ отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы. Осуществляя выездную проверку, они могут проверить: учет наличных денежных средств в кассе; распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти; все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.); выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ: для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей; для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Согласно актуальной на сегодняшний день редакции Закона N 54-ФЗ (ч. 1 ст. 1.2) (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа") на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими расчетов. Под расчетами понимается прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги.
В ч. 6 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ установлен принцип, из-за которого возникло понятие " ": пользователи обязаны обеспечить передачу в момент расчета всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы через оператора фискальных данных. Иначе говоря, налоговики будут получать исчерпывающую информацию о расчетах наличными и электронными средствами платежа непосредственно в момент осуществления расчетов. В такой редакции Закон действует с 15.07.2016. Однако Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ (далее - Закон N 290-ФЗ) были установлены следующие переходные положения:
Поправками, внесенными в ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ, была ужесточена административная ответственность за неприменение ККТ в необходимых случаях. Так, налагаемый на должностных лиц штраф может быть исчислен как 1/4 - 1/2 суммы расчета, но не менее 10 000 руб., а на юридических лиц - от 3/4 до 1 размера суммы расчета без ККТ. Повторное правонарушение, при условии что суммарная сумма расчетов без ККТ превысила 1 млн руб., наказывается дисквалификацией и приостановлением деятельности.
С 01.02.2017 действуют штрафы за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применение ККТ с нарушением порядка регистрации, сроков и условий перерегистрации, порядка и условий ее применения (штрафы за это правонарушение составляют от 1 500 до 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц).
Вместе с тем для некоторых категорий лиц установлен льготный период (до 01.07.2018), когда они могут руководствоваться порядком оформления наличных расчетов, который применялся ранее. В частности, организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, могут не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих БСО в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2016 (ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ).
Таким образом, у компаний, управляющих МКД, до 01.07.2018 есть выбор:
Вариант действий |
||||
01.02.2017 - 30.06.2017 |
01.07.2017 - 30.06.2018 |
После 01.07.2018 |
||
Выдавать БСО в прежнем порядке |
||||
Применять ККТ в прежнем порядке |
+ <*> |
|||
Применять онлайн-кассу (БСО) по новым правилам |
<*> Только если ККТ была зарегистрирована до 01.02.2017.
Для ТСЖ наиболее актуален следующий вопрос: обязано ли оно применять ККТ при приеме платежей от членов товарищества и иных собственников помещений на финансирование уставной деятельности? В статье Е.В. Емельяновой "ТСЖ и применение ККТ" (N 3, 2015) были описаны существенные риски решения обойтись без ККТ. В подтверждение обязанности ТСЖ все же выдавать собственникам помещений кассовые чеки приведем Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 14.12.2015 по делу N А69-2465/2015, в котором представлены следующие выводы.
Деятельность по обслуживанию МКД приравнена к оказанию жилищных услуг. ТСЖ вправе не применять ККТ, только если платежи относятся к категории вступительных, членских, целевых взносов НКО на покрытие расходов, понесенных в связи с осуществлением уставной деятельности, так как их ТСЖ не является операцией по реализации товаров (работ, услуг). Иные денежные средства, поступающие в кассу ТСЖ за оказание услуг по обслуживанию МКД, в том числе от собственников, не являющихся членами товарищества, должны приниматься с соблюдением требований Закона N 54-ФЗ.
Заметим, в нескольких постановлениях Верховный Суд сделал вывод, что ТСЖ не является платежным агентом при приеме платежей собственников помещений за жилищно-коммунальные услуги. Плательщики исполняют обязательство по оплате услуг непосредственно перед ТСЖ, поэтому при приеме наличных от потребителей товарищество не обязано зачислять денежные средства на специальный счет и не подлежит привлечению к административной ответственности по ч. 2 ст. 15.1 КоАП РФ (Постановления от 05.07.2016 N 306-АД16-4262 по делу N А12-18298/2015, от 16.03.2016 N 306-АД15-16784 по делу N А12-18292/2015, от 11.02.2016 N 308-АД15-15175 по делу N А32-46471/2014). Данные факты еще раз подчеркивают, что именно ТСЖ оказывает услуги собственникам помещений, поэтому подпадает под действие Закона N 54-ФЗ.
Нередко можно встретить такую ситуацию: деньги на какое-либо целевое мероприятие (например, на установку шлагбаума, перерегистрацию ЖСК в ТСЖ и пр.) вносятся жильцами добровольно непосредственно на собрании под подпись в наспех составленной ведомости. Следует ли считать прием таких целевых сборов расчетами, осуществление которых требует применения ККТ? К сожалению для товариществ, ответ будет положительным, если сборы направлены на финансирование мероприятий по содержанию, ремонту общего имущества, управлению МКД, то есть фактически на оплату жилищных услуг. Если же поступления имеют статус членских взносов (установлены решением общего собрания членов исключительно для членов товарищества), применять ККТ не требуется, но и ведомости о приеме таких платежей недостаточно для правильного оформления - необходимо составлять приходные кассовые ордера.
Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) утверждены порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. Вкратце требования таковы:
Единственно возможное упрощение порядка ведения кассовых операций для организаций состоит в праве не устанавливать лимит остатка наличных денег. Это касается только субъектов малого предпринимательства. Напомним, что к таким субъектам относятся соответствующие определенным условиям хозяйственные общества, хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели (ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ"). То есть ни ТСЖ (ТСН), ни унитарные предприятия нельзя считать субъектами малого предпринимательства. Следовательно, не устанавливать лимит остатка наличных можно хозяйственным обществам и потребительским кооперативам, соблюдающим ограничения по численности работников, доходу, структуре уставного капитала (для обществ). Эти лица не являются субъектами административной ответственности за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, накопления в кассе наличных денег сверх лимитов (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Остальные требования в полной мере распространяются на всех юридических лиц, послабления возможны только для ИП, которые ведут учет доходов, расходов, иных объектов налогообложения, физических показателей по правилам НК РФ. В частности, они могут не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу.
Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ответственность предусмотрена за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:
Административные штрафы колеблются в следующих пределах:
В п. 4.6 Указания N 3210-У отмечено: записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег). Значит, под оприходованием в кассу денежной наличности следует понимать внесение записей в кассовую книгу по каждому ПКО непосредственно в день получения денежных средств.
Обратим внимание, что нарушение правил составления ПКО напрямую нельзя причислить к составу правонарушения. Поэтому по ситуации, описанной выше, когда ТСЖ принимает целевые взносы наличными по ведомости произвольной формы, можно сделать следующие выводы.
Указание N 3210-У предусматривает составление приходного кассового ордера на каждую поступившую сумму. Исключение - составление одного ПКО на общую сумму принятых наличных денег по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты ККТ, БСО, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ. Таким образом, прием наличных по ведомости от членов ТСЖ является нарушением кассовой дисциплины. Однако он не образует сам по себе состав административного правонарушения. Поэтому, если ТСЖ составит ПКО на общую сумму полученных целевых сборов по ведомости и сделает соответствующую запись в кассовой книге, оно не должно быть привлечено к административной ответственности. Сказанное не отменяет административную ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ, если целевые взносы связаны с оплатой жилищных услуг.
А вот если у товарищества нет ни ПКО, ни РКО, ни кассовой книги либо есть кассовые ордера, но не представлена к проверке кассовая книга, штрафа по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ не избежать (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 11.05.2016 по делу N А60-10559/2016).
Указанием Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - Указание N 3073-У) предусмотрены, во-первых, лимит расчетов наличными между организациями и ИП в рамках одного договора (100 000 руб.), во-вторых, допустимые направления расходования наличных денежных средств, полученных в качестве выручки. Эти требования распространяются на всех участников наличных расчетов - организации и ИП.
Иначе говоря, при получении коммунальным предприятием от абонента - ИП или организации наличных денежных средств в оплату коммунальных услуг в сумме свыше 100 000 руб. по одному договору предприятие будет привлечено к административной ответственности (Постановления Первого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2016 по делу N А11-5983/2016, Шестого арбитражного апелляционного суда от 18.08.2016 по делу N А04-3633/2016). Точно так же расчеты ТСЖ с РСО и подрядчиками наличными денежными средствами в сумме свыше 100 000 руб. образуют состав правонарушения, которое, особо подчеркнем, может быть признано малозначительным (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.10.2016 по делу N А32-17261/2016).
Кстати, существует мнение, что лицо, принимающее наличные средства в кассу, не является субъектом ответственности за нарушение лимита расчетов наличными (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2016 по делу N А67-3946/2016). Хотя нередко к ответственности привлекают именно его - получателя наличных (Постановление ВС РФ от 31.07.2015 N 307-АД15-8156 по делу N А21-8390/2014).
Под свободными денежными средствами понимают денежные средства сверх установленного лимита, которые должны храниться в банке (п. 2 Указания N 3210-У). При этом лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. То есть несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств представляет собой наличие в кассе (согласно остатку, выведенному на конец рабочего дня в кассовой книге) денежных средств свыше лимита.
Однако на практике налоговики подводят под данное нарушение несоблюдение иных правил ведения кассовых операций, например расходование наличной выручки на цели, не предусмотренные Указанием N 3073-У. Так, наличные денежные средства, поступившие в качестве выручки, вместо того чтобы быть сданными в банк, были направлены на возврат или выдачу займа, возмещение по затратам подотчетного лица, организация была оштрафована налоговиками (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.11.2016 N 09АП-52093/2016 по делу N А40-153071/16, от 18.10.2016 N 09АП-46832/2016, 09АП-46905/2016 по делу N А40-136983/16).
Также проверяющие усматривают несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств в выдаче наличных под отчет лицу, которое не отчиталось о ранее полученных под отчет суммах. Однако если читать ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ внимательно, то станет ясно, что данное нарушение не образует состава правонарушения, что было подчеркнуто Верховным Судом РФ в Постановлении от 30.09.2015 N 307-АД15-11670 по делу N А56-83951/2014. Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2016 по делу N А12-23791/2016 содержит доводы организации, которые были приняты судом и могут быть использованы другими компаниями. Так, обязательным признаком состава правонарушения является наличие свободных денежных средств. Но с момента выдачи работнику наличных под отчет на хозяйственно-операционные расходы они утрачивают статус свободных. Поэтому выдача наличных денежных средств материально ответственному лицу под отчет на хозяйственно-операционные расходы, если они при этом не были потрачены на финансово-хозяйственную деятельность общества, а также не были сданы в кассу юридического лица для их надлежащего хранения в месте для проведения кассовых операций, не нарушает порядок хранения наличных денежных средств. Аналогичное решение вынесено по спору между налоговиками и ТСЖ (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2016 по делу N А12-18091/2016).
Пример.
Кассир ТСЖ принимает плату за жилищно-коммунальные услуги в течение трех дней ежемесячно (16-го, 17-го и 18-го числа каждого месяца) в вечернее время (с 17 до 19 часов).
16 ноября от собственников помещений по выставленным платежным документам поступило 135 000 руб., 17 ноября - 210 000 руб., 18 ноября - 160 000 руб. ТСЖ сдает деньги в банк раз в месяц в день, следующий за последним днем приема платы от потребителей (19-го числа или, если 19-е число приходится на выходной день, на следующий рабочий день).
Согласно п. 2 Указания N 3210-У юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с Приложением к настоящему Указанию исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступления или объемов выдачи наличных денег. Поэтому правомерно рассчитать лимит исходя из объемов поступления согласно формуле, приведенной в п. 1 Приложения к Указанию N 3210-У:
L = (V / P) * Nc
где V - объем поступления наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступления наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (в него могут входить периоды пиковых объемов поступления наличных денег);
Nc - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семь рабочих дней, а в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.
Расчетный период следует взять равным трем дням (пиковый и собственно единственный период, когда поступают деньги). Период между днями сдачи в банк денег фактически составляет месяц, однако использование его в формуле невозможно, так как, во-первых, Указанием N 3210-У установлено ограничение - не более семи рабочих дней, а во-вторых, он даст искажение (неоправданное увеличение) лимита. Представляется целесообразным принять его также равным трем дням, поскольку именно по истечении трех дней с момента появления выручки в кассе у ТСЖ возникает обязанность сдать деньги в банк.
Таким образом, лимит будет равен 505 000 руб. (((135 000 + 210 000 + 160 000) руб. / 3 дн.) x 3 дн.).
Подводя итог, сделаем следующие акценты:
В порядок ведения кассовых операций внесены изменения. Они действуют с июня 2014 года и утвержден указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Посмотрите подробную инструкцию по порядку ведения кассовых операций, чтобы вас не оштрафовали на большую сумму.
Важное в этой статье:
Порядок ведения кассовых операций такой. Чтобы вести операции по приему наличных денег компания должна установить максимально допустимую сумму наличных, которая может храниться в месте проведения кассовых операций. Для этого компании нужно издать распорядительный документ, об установлении лимита остатка наличных денег. Сумму лимита остатка наличных денег компания вправе определить самостоятельно. Обратите внимание, что если у компании есть обособленные подразделения, которые сдают наличные деньги на счет в банке, то лимит остатка наличных устанавливается в том же порядке, что и для компании. При наличии у компании обособленных подразделений лимит остатка наличных денег устанавливается с учетом лимитов остатков наличных, которые установлены всеми обособленными подразделениями.
Порядок ведения кассовых операций предлагает два варианта определения лимита. Первый рассчитывается из объемов поступлений денежных средств, а второй - из объемов выдачи.
Установленный лимит кассы и выбранный вариант расчета лучше отразить в локальном акте и утвердить приказом руководителя.
Есть два способа рассчитать лимит кассы. Компания может выбрать для себя наиболее удобный. В первом вариманте лимит рассчитывается исходя из объемов поступления наличных денег. Во втором - исходя из объемов выдачи денежных средств. Пример расчета остатка лимита кассы на 2016 год мы привели в отдельной статье.
Организации, численностью менее 100 человек и выручкой до 400 млн. руб и ИП могут не устанавливать лимит кассы. Для ИП порядок ведения кассовых операций другой, могут не оформлять кассовые документы и не заполнять кассовую книгу ( п.4.1 и абз.9 п. 4.6 Порядка ведения кассовых операций). Такая возможность представлена только ИП.
Кассовые операции в компании ведутся кассовым или иным работником, который назначается руководителем. Если в компании работает несколько кассиров, то руководитель должен назначить старшего кассира.
Обратите внимание, что согласно порядоку ведения кассовых операций, кассовые операции может выполнять и сам руководитель.
Все кассовые операции должны оформляться кассовыми документами (приходными и расходными кассовыми ордерами). Все кассовые документы могут подписывать главный бухгалтер, бухгалтер, а также кассир. Кроме того, у кассира должна быть печать, которая содержит реквизиты, которые подтверждают проведение кассовой операции.
Порядок ведения кассовых операций предписывает поступления в кассу наличных денег, а также их выдачу необходимо учитывать в кассовой книге. Записи в кассовой книге кассир должен делать по каждому приходному или расходному кассовому ордеру (ПКО, РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет данные, которые содержатся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и ставит подпись. После чего записи в кассовой книге должен сверить главный бухгалтер и подписать.
Обратите внимание, что если в течение дня кассовые операции не проводились, то делать записи в кассовую книгу не нужно.
Кассовые операции могут вестись компанией с применением программно-технических средств.
Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера, проводится по приходным кассовым ордерам. При получении приходного кассового ордера кассир должен:
Затем кассиру нужно принять наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Делать это нужно так, чтобы вноситель наличных денег мог видеть все действия кассира. После приема наличных денег кассир должен сверить сумму, которая указана в приходном кассовом ордере с суммой фактически принятых наличных денег. Если суммы соответствуют, то кассир подписывает приходный кассовый ордер, а также ставит на квитанции к нему печать. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается вносителю наличных денег. Если фактически вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, которая указана в приходном кассовом ордере, то кассиру нужно предложить вносителю довнести недостающую сумму. При отказе внести недостающую сумму кассир должен вернуть сумму наличных денег. При этом приходный кассовый ордер перечеркивается, и передается главному бухгалтеру для переоформления на фактически вносимую сумму.
Обратите внимание, что приходный кассовый ордер может оформляться после проведения кассовых операций на основании:
На платежного агента, банковского платежного агента оформляется отдельный приходный кассовый ордер.
Прием в кассу компании наличных денег, которые сдаются ее обособленным подразделением, осуществляется в том же порядке, который установлен для компаний.
Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Об этом говори порядок ведения кассовых операций. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
При получении расходного кассового кассир должен проверить:
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир должен проверить также наличие подтверждающих документов, которые перечислены в расходном кассовом ордере.
Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя денег по предъявленному им паспорту или другому документу, который удостоверяет его личность, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, который удостоверяет его личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО или в доверенности.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир обязан проверить:
В расчетно-платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).
В случае выдачи наличных денег по доверенности, которая оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юрлиц и ИП, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном плательщиком.
Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
При выдаче наличных денег по РКО кассир должен подготавить сумму наличных денег, которая подлежит выдаче, и передать расходный кассовый ордер получателю наличных денег для проставления подписи. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. После этого кассир выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, которая указана в РКО.
Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
Выдача из кассы юрлица обособленному подразделению наличных денег, которые необходимы для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, который устанавливается самим юрлицом, по расходному кассовому ордеру.
Для организации работы кассы и закрепления порядка операций с наличными, издайте такое положение.